Outlook blijft verwijderde IMAP-mappen terugzetten?
Je verwijdert oude e-mailmappen in Outlook. Ze zijn verdwenen. Totdat je Outlook opnieuw opent. Dan zijn ze ineens weer terug.
Klinkt bekend?
Tijdens een recente opdracht liep ik tegen precies dit probleem aan. Het bleek uiteindelijk geen Outlook-bug, geen cacheprobleem en ook geen fout in Roundcube te zijn. De oorzaak zat in een klein tekstbestand op de mailserver dat vrijwel niemand kent: subscriptions.
In dit artikel laat ik stap voor stap zien hoe ik het probleem heb onderzocht en uiteindelijk opgelost.
Het probleem
De situatie was als volgt:
- Outlook Classic (Microsoft 365)
- IMAP-mailaccount
- Hosting via cPanel
- Webmail via Roundcube
In Outlook stonden nog honderden oude mappen uit 2015 t/m 2021.
Bijvoorbeeld:
2015.xxx
2016.yyy
2017.zzz
2018.aaa
2019.bbb
Deze mappen waren jaren geleden al verwijderd.
Toch verschenen ze iedere keer opnieuw zodra Outlook werd gestart.
De eerste gedachte: een Outlook-cacheprobleem
De eerste verdachte was de lokale Outlook-cache.
Veel websites adviseren dan:
- OST-bestand verwijderen
- Nieuw Outlook-profiel maken
- Outlook opnieuw installeren
Dat zijn logische stappen.
Maar in dit geval bleken ze niet de oorzaak.
Controle 1: bestaan de mappen nog op de server?
Via Roundcube werd gecontroleerd of de oude mappen nog bestonden.
Resultaat:
Alle oude mappen waren verdwenen.
Alleen de actuele mappen vanaf 2022 waren nog aanwezig.
Conclusie:
De mailserver bevatte de oude mappen niet meer.
Controle 2: Outlook IMAP Query
Outlook heeft een weinig bekende functie:
Rechtermuisknop op een map → IMAP-mappen
Daar kun je onder andere kijken naar:
- Alle
- Geabonneerd
Opvallend genoeg:
Bij Alle stonden de oude mappen niet meer.
Bij Geabonneerd stonden ze nog wel.
Dat was de eerste belangrijke aanwijzing.
Controle 3: afmelden van de mappen
Alle oude mappen werden afgemeld.
Tijdens dezelfde Outlook-sessie werkte dat prima.
Na het opnieuw starten van Outlook waren alle oude mappen echter weer terug.
Dat betekende dat Outlook ergens opnieuw de oude abonnementen kreeg.
Controle 4: Roundcube
Ook Roundcube heeft een overzicht van alle mappen.
Daar stonden de oude mappen nergens meer vermeld.
Zelfs niet als geabonneerde map.
Daarmee konden we Roundcube uitsluiten.
De doorbraak
Omdat de mailbox gehost werd via cPanel, werd gekeken in de mailboxbestanden.
Daar bleek een bestand aanwezig te zijn met de naam:
subscriptions
Dat bestand bevatte honderden regels zoals:
2015.xxx
2015.yyy
2016.zzz
2017.qqqq
2018.aaa
2019.bbb
Ondanks dat dze mappen allang verwijderd waren.
Wat is het subscriptions-bestand?
Veel IMAP-servers (zoals Dovecot) bewaren abonnementen op mappen in een apart bestand.
Dat bestand heet meestal:
subscriptions
Hierin staat één mapnaam per regel.
Outlook gebruikt deze lijst om te bepalen op welke IMAP-mappen de gebruiker geabonneerd is.
Wanneer oude regels blijven staan, kan Outlook denken dat deze mappen nog steeds bestaan.
Waarom Roundcube de oude mappen niet liet zien
Roundcube werkt anders.
Roundcube toont alleen mappen die daadwerkelijk bestaan.
Outlook leest daarnaast ook de abonnementen.
Daardoor ontstaat een vreemde situatie:
Roundcube ziet niets.
Outlook toont de oude mappen toch.
De oplossing
Maak eerst altijd een back-up van het bestand.
Bijvoorbeeld:
subscriptions.old
Open daarna het bestand.
Verwijder alle regels die verwijzen naar oude mappen.
Bijvoorbeeld:
2015.*
2016.*
2017.*
2018.*
2019.*
2020.*
2021.*
Laat de actuele mappen gewoon staan.
Sla het bestand op.
Start daarna Outlook opnieuw.
In dit geval verdwenen alle oude mappen definitief.
Waarom een nieuw Outlook-profiel niet nodig was
Een nieuw Outlook-profiel lost veel problemen op.
Maar niet alle problemen.
In deze situatie zou een nieuw profiel waarschijnlijk tijdelijk gewerkt hebben.
Zodra Outlook de abonnementen opnieuw van de server had gelezen, was het probleem waarschijnlijk teruggekomen.
Daarom is het belangrijk om eerst vast te stellen waar de fout werkelijk zit.
Hoe herken je dit probleem?
Je hebt waarschijnlijk last van dit probleem als:
- verwijderde mappen steeds terugkomen;
- Roundcube de mappen niet meer toont;
- Outlook ze wel blijft tonen;
- afmelden slechts tijdelijk werkt;
- na iedere Outlook-herstart de mappen opnieuw verschijnen.
Controleer ook dit voordat je aan Outlook gaat sleutelen:
- Controleer de mailbox in Roundcube.
- Controleer IMAP-mappen in Outlook.
- Controleer of je hosting Dovecot gebruikt.
- Controleer het bestand subscriptions.
Dat kan veel tijd besparen.
Waarom dit probleem ontstaat
Vaak ontstaat dit na:
- migratie van een mailserver;
- overstap naar een andere hostingprovider;
- handmatig verwijderen van oude IMAP-mappen;
- wijziging van de IMAP-hiërarchie.
In ons geval viel nog iets op.
Oude mappen gebruikten een punt:
2017.Project
Nieuwe mappen gebruikten een slash:
2024/Project
Dat wijst erop dat de mailbox ooit is gemigreerd naar een andere IMAP-hiërarchie.
De oude abonnementen zijn daarbij waarschijnlijk nooit opgeschoond.
Conclusie
Niet elk Outlook-probleem wordt veroorzaakt door Outlook.
Soms ligt de oorzaak in een klein tekstbestand op de mailserver.
Door systematisch te onderzoeken:
- Outlook
- IMAP
- Roundcube
- cPanel
werd uiteindelijk de echte oorzaak gevonden.
Het aanpassen van één bestand loste een probleem op dat al jaren bestond.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Waarom blijven verwijderde IMAP-mappen terugkomen in Outlook?
Dat kan komen doordat Outlook oude IMAP-abonnementen opnieuw inleest vanaf de mailserver. Controleer of het bestand subscriptions nog verwijzingen bevat naar oude mappen.
Waar staat het subscriptions-bestand?
Bij Dovecot staat dit meestal in de mailboxmap van de gebruiker.
Bij cPanel is dat vaak:
/home/gebruikersnaam/mail/domeinnaam/e-mailadres/subscriptions
De exacte locatie kan per hostingprovider verschillen.
Is het veilig om het subscriptions-bestand aan te passen?
Ja, mits je eerst een back-up maakt. Het bestand bevat alleen de lijst met geabonneerde mappen en niet de e-mails zelf.
Kan ik het hele subscriptions-bestand verwijderen?
Dat kan, maar dan verlies je alle huidige abonnementen. In de meeste gevallen is het beter om alleen de verouderde regels te verwijderen.
Helpt een nieuw Outlook-profiel?
Soms wel. Maar als de server nog steeds oude abonnementen teruggeeft, kan het probleem terugkeren. Controleer daarom altijd eerst het subscriptions-bestand.
Helpt het verwijderen van het OST-bestand?
Een nieuwe OST kan cacheproblemen oplossen, maar niet wanneer de server nog steeds oude IMAP-abonnementen aanbiedt.
Werkt deze oplossing ook voor Gmail of Microsoft 365?
Nee, deze oplossing is specifiek voor IMAP-mailservers die een subscriptions-bestand gebruiken, zoals Dovecot. Gmail en Microsoft 365 gebruiken een andere architectuur.
Geldt dit alleen voor Outlook?
Nee. Andere e-mailprogramma’s die IMAP-abonnementen gebruiken kunnen vergelijkbaar gedrag vertonen, al valt het in Outlook meestal het meest op.
Hoe kan ik controleren of mijn server Dovecot gebruikt?
Vaak kun je dit zien in de mailserverinstellingen van je hostingprovider, de serverheaders van een ontvangen e-mail of door het aan je hostingprovider te vragen.